KI-Prozessautomatisierung für konkrete Arbeitsabläufe
Informationen aus E-Mails übernehmen, Dokumente prüfen, Daten aus verschiedenen Anwendungen zusammentragen oder Ergebnisse immer wieder nach dem gleichen Muster aufbereiten: Viele Prozesse funktionieren, binden aber unnötig viel Arbeitszeit.
Mit KI-Agents und automatisierten Workflows lassen sich solche Aufgaben schneller und einheitlicher bearbeiten. Die KI erfasst Inhalte, bereitet Informationen vor und stößt definierte Arbeitsschritte an. Mitarbeitende behalten die Kontrolle über Entscheidungen, Ausnahmen und Freigaben.
Welche wiederkehrende Aufgabe können wir für Ihre Mitarbeitenden spürbar vereinfachen?
Wo KI im Prozess wirklich hilft
Nicht jeder Arbeitsschritt muss automatisiert werden. Der größte Nutzen entsteht dort, wo Mitarbeitende regelmäßig Informationen suchen, übertragen, vergleichen oder nach festen Vorgaben aufbereiten.
Typische Beispiele sind:
- eingehende Anfragen erfassen und thematisch einordnen
- Informationen aus Dokumenten strukturiert extrahieren
- umfangreiche Unterlagen zusammenfassen
- Tickets für die weitere Bearbeitung vorbereiten
- Daten aus mehreren Anwendungen zusammenführen
- Besprechungen in Aufgaben und Entscheidungen überführen
- Dokumente anhand festgelegter Kriterien prüfen
- standardisierte Entwürfe und Antworten erstellen
- Ergebnisse an ein Fachsystem übergeben
Die KI übernimmt dabei nicht automatisch die fachliche Entscheidung. Sie bereitet den Vorgang so vor, dass Mitarbeitende schneller prüfen, entscheiden und weiterarbeiten können.
Das ist besonders sinnvoll, wenn ein Prozess häufig wiederkehrt, viel manuelle Informationsverarbeitung enthält oder durch Medienbrüche und Systemwechsel unnötig aufwendig wird.
KI-Agents für klar definierte Aufgaben
Ein KI-Agent ist ein digitaler Assistent mit einem konkreten Auftrag. Er arbeitet mit festgelegten Anweisungen, ausgewählten Wissensquellen und den Werkzeugen, die er für seine Aufgabe benötigt.
Anders als bei einer freien Chat-Anfrage muss der Kontext nicht jedes Mal neu eingegeben werden. Der Agent kennt seine Rolle, die gewünschte Vorgehensweise und das erwartete Ergebnis.
Mögliche Einsatzbereiche sind:
- ein Wissensassistent für interne Richtlinien
- ein Service-Agent zur Vorbereitung eingehender Anfragen
- ein Projektassistent für Protokolle und Aufgabenlisten
- ein Dokumenten-Agent für definierte Prüfungen
- ein Vertriebsassistent zur Aufbereitung von Kundeninformationen
- ein Analyse-Agent für Berichte und strukturierte Daten
Entscheidend ist eine klare Begrenzung. Ein Agent sollte nicht möglichst viele Aufgaben übernehmen, sondern eine bestimmte Arbeit nachvollziehbar und zuverlässig unterstützen.
Aus einem Prompt wird ein Arbeitswerkzeug
Für einen produktiven Einsatz reicht es nicht, einige Anweisungen zu formulieren. Zunächst muss klar sein, welche Informationen zur Verfügung stehen, welche Regeln gelten und wie mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben umgegangen wird.
Wir entwickeln Agents deshalb aus dem tatsächlichen Prozess heraus:
- Aufgabe und gewünschtes Ergebnis definieren
- benötigtes Wissen bereitstellen
- Datenzugriffe und Funktionen festlegen
- fachliche Regeln und Ausnahmen beschreiben
- Übergabepunkte an Mitarbeitende bestimmen
- mit realistischen Fällen testen
- Ergebnisse auswerten und optimieren
Auf diese Weise entsteht ein nutzbares Arbeitsmittel statt einer interessanten Demonstration ohne dauerhaften Mehrwert.
Workflows verbinden KI und bestehende Anwendungen
Viele Aufgaben bestehen aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Informationen müssen erfasst, bewertet, ergänzt und anschließend in einer anderen Anwendung weiterverarbeitet werden.
KI-Workflows verbinden diese Schritte zu einem durchgängigen Ablauf. Dabei können Sprachmodelle, Agents, Entscheidungsregeln, Datenquellen und Fachanwendungen zusammenspielen.
Unternehmenswissen liegt jedoch selten an einem einzigen Ort. Relevante Informationen befinden sich beispielsweise in Dokumentenablagen, CRM- und Ticketsystemen, Wikis, Datenbanken oder individuell entwickelten Anwendungen.
Über vorhandene oder individuell entwickelte Schnittstellen binden wir diese Systeme in den Prozess ein. Dabei klären wir:
- Wo entstehen die benötigten Informationen?
- Welche Systeme sind am Ablauf beteiligt?
- Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Welche Ergebnisse werden benötigt?
- Wohin sollen diese Ergebnisse übertragen werden?
- Welche Fehler und Sonderfälle können auftreten?
- An welcher Stelle ist eine Freigabe erforderlich?
Das Ziel ist keine zusätzliche Insellösung. Die Automatisierung soll sich in die bestehende Anwendungslandschaft einfügen und manuelle Übergaben reduzieren.
Von der Prozessanalyse bis zur fertigen Lösung
Der passende Einstieg ist ein klar abgegrenzter Prozess mit erkennbarem Verbesserungspotenzial. In einem ersten Workshop betrachten wir den heutigen Ablauf und identifizieren die Arbeitsschritte, bei denen KI einen konkreten Beitrag leisten kann.
Anschließend entwickeln wir einen Lösungsweg, der fachliche Anforderungen, Datenquellen, Schnittstellen und notwendige Kontrollpunkte berücksichtigt.
Wir arbeiten schrittweise und beziehen die späteren Anwender früh ein. Dadurch wird schnell sichtbar, ob die Lösung im Alltag tatsächlich Zeit spart und verlässliche Ergebnisse liefert.
Welchen Prozess möchten Sie vereinfachen?
Sie benötigen noch kein fertiges technisches Konzept. Beschreiben Sie uns eine Aufgabe, die regelmäßig Zeit kostet, viele manuelle Zwischenschritte enthält oder Informationen aus verschiedenen Quellen benötigt.
Wir prüfen, welche Teile sich sinnvoll automatisieren lassen und ob ein Agent, ein Workflow, eine individuelle Integration oder eine Kombination daraus der passende Ansatz ist.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf
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